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办公室“风水”

2019-4-10

默地将必能宝这样一家“硬件公司”转化为“多样化公司”。他直截了当地说:“不是明星领导者,你的工作会更有效。”提起企业办公区,
人们第一个反应可能就是“格子间”,在很多公司的认知中,办公室也许就只是一座冷冰冰的办公楼、一堆排列整齐的桌椅和一个个安放员
工座位的小格子间。而在有关提高公司绩效的绝大多数论述中,人们最为津津乐道的可能就是制度、文化等相对软性的因素,很少有人提
及,一些
“硬”的物理环境的合理设置,比如办公室内部摆放的合理设计,也可能会对公司绩效造成影响。但是近期的很多研究报告都显
示,一个设计完善的、让员工在其中感到舒适的办公室可以提高工作效率和组织生产力。
办公室设计

由英国皇家建筑与建筑环境委员会最新发布的一项研究中指出,即使是一些非常简单的事情,比如,在办公场所里安装一套良好的照明
系统或是在日间保证充足的阳光,也能够提高生产率
2.8%-20%。这篇名为《办公室设计对公司业绩的影响》的文

报告预测,在接下来的两年中,大约 30% 的世界顶级企业将采用一种高度移动的工作模式,而大约 35%的公司将拥有一些超越传统办
公室意义上的办公场所。但这份报告驳斥了那些认为随着越来越多的职员可以在家里或是正统办公室之外的其他场所办公,因此办公室
已经不再重要的说法。而同样,《加州管理评论》今年的冬季季刊也发表了一组关于“工作环境
设计”的论文,在加州大学两位教授的调
查中,也得出了同样的结论:尽管随着技术的发展,公司让很多员工可以在家或者移动办公,但正因为如此,传统办公室的作用也显得
更为突出。

因为即使可以在家办公,员工有时还是需要出现在办公室里,这样有利于工作间的互相交流。特别是当大家都出现在办公室时,有利于
一些即兴的意见分享。另外,在一些非常需要创意的公司里,员工们面对面的交流比通过网络或电话交流有助于激发灵感。由于员工在
办公室呆的时间减少了,办公室的一些基本作用反而变得更加重要,因此,一个合理设计、功能全面的办公环境的作用就更加凸显出来。
随着技术的发展,远程办公趋势改变了办公室就是工作场所的定位,因此,也为办公室的设计元素中增加了系列具有未来感的功能。办
公环境与公司业绩之间的关系,不只是一种玄学意义上的有利
“风水”,基于实际需求基础上的功能设计,将为公司创造一种有利于合作
氛围的“气场”。因此,那些正在计划设计新的办公大楼或者考虑翻修旧写字楼的公司高管们,需要认真考虑良好的办公室环境和提高公
司绩效之间的关联性,并制订出一系列适合自己公司文化、形象和未来发展的办公室环境设计方案。而且,这样的方案应该建立在公司
自身发展的战略需求和有效的成本方案基础上。理解组织中的工作流是开展一个好的办公环境设计项目的起点。要弄清楚,工作是从哪
里传递进来的?信息从一个地方到另一个地方是如何处理、交流和传输?怎样的设计才能为公司提高工作流的效率?这听起来有点像办
公室的精益规划,没错,这种设计的核心精神就是打破办公室里一些人为的阻碍工作顺畅流动的樊篱。

一些公司正在尝试把办公室变成一个大型的敞开式空间,并在其中推行“随处办公”的理念,让办公室变成一个生动的、充满感性体验的
地方,从而更有利于同事之间的协同合作。比如,英国一家公司为了鼓励跨团队的工作分享要求他们的员工每三个星期就互相换一下办
公座位。而在办公室环境设计中,最重要的元素就是“弹性”,这是对未来不确定性的准备:比如,公司未来的员工规模增长的目标是怎
样的?在未来的五年里,办公室需要满足远程办公、弹性工作和工作共享的要求吗?有足够多的弹性空间可以用来作为封闭的或开放的
多媒体会议厅吗?等等。在办公室设计中充分地考虑弹性的需求,可以在办公室添置系统的设备中留下一定空间,比如安装可移动的隔
离墙,可调节的采光和空间,以满足各种工作和技术要求,这些可以避免在未来进行昂贵的基础实施改造。招商银行将信用卡总部设在
上海时,为寻找写字楼曾颇费了一番周折,因为他们预计接下来的几年将是业务发展的高峰,他们希望在选定的地方有足够的空间以备
他们未来五年内办公室扩容之需。除功能性之外,办公室对员工还有很大的象征意义。根据加州大学的研究,如果允许员工在一定程度
上自己装饰自己的办公区域来张扬个性,员工得到的被尊重的感觉竟然超过给他配置比别人更昂贵的办公家具。也就是说,与其为员工
配备昂贵的老板椅,还不如给他一块自己可以随意施展的空间。在这方面,被很多人认为“可能有世界上最令人羡慕的办公室”的 Google
深谙此道。每名新到 Google 的员工都将拿到 100 美元用于装饰办公室,员工们可以在自己的办公室中“恣意妄为”,而且公司还会根据
个人的装修结果在内部评选出有特色的“样板间”,并予以奖励。也有些管理者会造成“无心之错”:一些看起来好像是明智的改变,比
如,鼓励彼此竞争的员工共用一间敞开式的办公室,却可能由于双方的磁场不对造成了工作业绩的下降。

总之,办公室设计是一项复杂的工程,它不只是把桌椅摆放整齐,还要有远见地考虑员工对办公室的各种功能需求和心理需求。当然,
如果聪明的领导者花费时间精力理顺了办公室风水的话,就会在公司的业绩单上看到收获的成果。


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